PrivacyPolicy 個人情報保護方針
個人情報保護方針
ナイスコミュニティー株式会社(以下「当社」といいます。)は、主にマンション・戸建・ビルの管理業務・介護事業および不動産の売買、賃貸、それらの代理・仲介、管理その他付帯する業務を行う会社です。
当社は、管理業務等に関るお客さまの個人情報をお預かりすることに際し、個人情報保護の重要性とお客さまの信頼に対する責任を十分認識し、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ維持することを宣言いたします。
- 当社は、すべての事業で取扱う個人情報及び従業者等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報を保護いたします。
- 当社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い（目的外利用）はいたしません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 当社は、ご本人の同意を得ている場合や法令に基づく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
- 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
- 当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
- 当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、継続的に個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを見直し、個人情報保護への取り組みを改善していきます。
令和6年10月1日 [ 改訂 ]
ナイスコミュニティー株式会社
代表取締役社長 松下 勝則
個人情報に関する相談窓口
（個人情報保護管理者代理 総務課）
FAX：045-504-3498
休日：土曜日・日曜日・祝祭日・年末年始
個人情報の取り扱い
1.個人情報の利用目的について
当社は、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。
（1）業務内容
- マンション・ビル等の総合管理に関する業務
- 工事の設計施工、監理および請負に関する業務
- 建物の診断、点検に関する業務
- アフターサービス代行に関する業務
- 損害保険の代理店事業に関する業務
- 住生活関連商品の販売に関する業務
- 不動産の売買、賃貸、それらの代理、仲介、管理その他付帯する業務
- 従業員採用業務
- 従業員雇用管理業務
- 居宅介護支援事業、訪問介護事業
（2）利用目的
- 管理組合と締結された委託契約に基づくマンション管理業務遂行のため
- 受託管理マンション・ビル等における緊急事態対応のため
- 管理組合または個人のお客さまのご依頼に基づく工事などの遂行のため
- マンション分譲事業主と締結された委託契約に基づくアフターサービス代行業務遂行のため
- 損害保険の代理店事業の業務遂行のため
- 建築、住宅・不動産の販売・仲介、賃貸借、リフォーム、エネルギー供給、管理その他物品販売・サービスの提供・ご案内、またはアンケートのお願いをするため
- お客さまのご依頼に基づくご入居前・後のメンテナンス工事およびアフターサービスなどのご連絡のため
- お客さまからのお問合せまたはご要望事項への対応を行うため
- 当社で発行する広報誌やお客さまへのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付のため
- 当社で取り扱う販売商品や各種サービスのご案内のため
- 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため
- 従業員の採用選考のため
- 従業員の雇用管理のため
- 居宅介護支援業務、訪問介護業務での利用目的
-
- お客さまへの介護サービス提供のため
- 介護保険請求事務のため
- 当社の行う管理運営業務のため
- 他の医療機関・介護機関との連携のため
- 家族等への状況説明のため
- 行政機関等、法令に基づく照会・確認のため
- 賠償責任保険等に係る専門機関、保険会社への届出、相談のため
- その他公益に資する運営業務のため
特定個人情報
- 従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の特定個人情報の利用目的
- 当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため
2.個人情報の共同利用について
お客さまよりご提供いただいた個人情報について、住宅関連事業をはじめとする各種事業において、総合的なサービスを、一体となって、お客さまに提供するために、以下のとおり当社が所属するナイスグループ各社で共同利用を行っております。
＜共同して利用される個人情報の項目＞
本人の氏名、住所、電話番号、FAX 番号、電子メールアドレス、生年月日、性別、勤務先情報、保有資産情報、各種ID 番号、ご家族情報その他ご本人さまに関する情報、お問い合わせ対応履歴、アフターサービス・メンテナンス・不具合などの処理に必要な事項、当社との間の契約内容又は契約物件に関する情報等及び上記「共同利用に関する利用目的」に必要な範囲の項目
＜共同して利用する者の範囲＞
当グループ会社については「ナイスグループ会社一覧」へアクセスのうえご確認ください。
当グループ会社の各会社は新設、統廃合などにより変更される場合があります。
＜共同して利用する者の利用目的＞
- お客さまからご請求いただいた資料をお届けするため
- お客さまからのお問い合わせにお答えするため
- お客さまからご依頼いただいたサービスを実施するため
- お客さまとの間における契約の準備・交渉・締結・履行、その他の取引の管理のため
- 建築、住宅・不動産の販売・仲介、賃貸借、リフォーム、エネルギー供給、管理、保険媒介代理業、放送その他物品販売・サービスのご提供・ご案内、イベント告知又はアンケートのお願いをするため
- お客さまのご依頼に基づくご契約手続き、借入れ手続き、登記手続き、引渡し手続き等に必要な書類の請求・取得・作成・提出等のため
- お客さまのご依頼に基づくご入居前・後のメンテナンス工事及びアフターサービス等のご連絡のため
- 顧客動向分析（マーケティング）、商品・サービスの改善・開発等の調査分析のため
- 会社監査上の確認作業のため
- その他当社及び当グループ会社の事業に付帯・関連する事項のため
ただし、当グループ会社が過去に分譲・供給した物件に限り共同利用するものとします。
＜共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称＞
横浜市鶴見区鶴見中央3-2-13
ナイスコミュニティー株式会社
代表取締役社長 松下 勝則
＜取得方法＞
口頭（電話・面談等）、ウェブ上の入力フォーム、契約書、アンケート、その他書面（電子的・磁気的方式等によって作られた記録含む）
3.個人情報の提供
個人情報の保護に関する法律第23条第1項、4項および5項に定める場合を除き、お客さまの同意がない限り、第三者には提供いたしません。
ただし、指定流通機構に対し、下記にて、個人情報を提供いたしますので、ご同意をお願いします。
なお、指定流通機構は宅地建物取引業法第50条の2の4により、国土交通大臣の指定を受けた公益法人であり、同法に定められた次の業務等を行っています。
- 専任媒介契約その他の宅地建物取引業に係る契約の目的物である宅地または建物の登録に関すること。
- 前号の登録に係る宅地または建物についての情報を、宅地建物取引業者に対し、定期的に又は依頼に応じて提供すること。
- 前二号に掲げるもののほか、前号の情報に関する統計の作成その他宅地および建物の取引の適正の確保および流通の円滑化を図る為に必要な業務。
当社は、指定流通機構に関する宅地建物取引業法の規定等に基づき、次の措置を取らせていただきます。
- 当社が、売却依頼を受けて、媒介契約を締結した場合、その物件情報を、相手方を探索するため指定流通機構に登録いたします。
登録された物件情報及び売却希望者の方の氏名・住所等の情報は、指定流通機構の会員業者、購入希望者に提供されます。 - 登録された物件が制約した場合、その年月日、売買価格等を指定流通機構に通知いたします。
- 指定流通機構は、物件情報、成約情報（物件の概要、契約年月日、売買価格などの情報で、売主・買主の指名は含まれません）を、宅地建物取引業法で規定する同機構の業務のために利用します。なお、その中には物件情報、成約情報を指定流通機構の会員業者や公的な団体へ電子データ等で提供することを含みます。
- 専任媒介契約および専属専任媒介契約の場合、以上の、指定流通機構への情報の登録・通知等は、宅地建物取引業法の規定に基づき実施いたします。
- 物件の購入希望者あるいは買主となられる方は、上の①～④の指定流通機構に関する措置等に基づいてご購入いただきます。
- 当社が、指定流通機構の物件情報等により物件購入の営業活動を行う場合は、その物件情報を購入希望者の方に提供すると共に、購入希望者の方の氏名、住所等を、売却営業を行う宅地建物取引業者、売却希望者に提供いたします。
この提供については、本文5に記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。 - 当社は、指定流通機構から提供を受けた成約情報（売主・買主の氏名は含まない）あるいは、当社が関与した売買取引により得た成約情報を、当社が売買依頼等を受ける際の売買すべき価額またはその評価額を提示する意見の根拠として、当社の依頼者等に提供いたします。
その際には、当該成約物件の特定が困難になる措置等を講じて実施いたします。
なお、この提供については、本文5に記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。
4.個人情報取扱いの委託
上記利用目的のため、お客さまの個人情報を外部に委託する場合がございます。
その場合には個人情報の保護に対する十分な能力を有する先を選定するとともに、その委託先への適切な監督を実施し、個人情報の保護水準を確保いたします。
5.保有個人データの安全管理の為に講じた措置
(1) 基本方針の策定
当社は、個人データ（個人情報保護法により定義された「個人データ」をいい、以下同様とします。）の適正な取り扱いの確保のため、プライバシーポリシーを策定し、本ページにて公表しております。
(2) 個人データの取り扱いに係る体制の整備
当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定めた個人情報の取り扱いに関する規程を策定し、運用しております。
(3) 組織的安全管理措置
当社は、個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、当社における個人データの取り扱い等の運用の改善等を継続的に行っております。
また、不正アクセスや漏えい等の事案が発生し又は発生するおそれがあることが発見された場合の責任者や関係部門への報告・連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況については、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門による監査を実施しております。
(4) 人的安全管理措置
当社は、個人情報の保護に関する法律をはじめとする法令や個人データの取り扱いに関する留意事項について、社員に対し定期的又は随時に研修を実施しております。また、社員の入社時に秘密保持に関する誓約書を徴収しております。
(5) 物理的安全管理措置
当社は、ICカードによる認証や記録の取得・保存等による当社施設への入退管理を実施しております。
また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないようにするための措置を実施しております。
(6) 技術的安全管理措置
当社は、適切なアクセス制御を実施して、取り扱う個人情報データベース等及び担当者の範囲を限定しております。
また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
(7) 外的環境の把握
外国に個人情報を保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。
6.開示等の請求に応じる手続きについて
当社は、ご本人からの保有個人データの開示、利用目的の通知、第三者提供記録の開示、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等および第三者提供の停止（以下「開示等」という。）のご請求を受付いたします。
開示等のご請求の手続きにつきましては、下記内容をご参照下さい。また具体的な内容につきましては下記の窓口までお問い合わせください。
なお、当該ご請求のうち、開示のご請求および利用目的の通知のご請求につきましては、当社所定の手数料（1,600円）をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。
（1）開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報について
当社が開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報（保有個人データ）について、以下の事項について公表いたします。
- 保有個人データの利用目的
-
- マンション・ビル等の総合管理に関する業務における、緊急事態対応のため
- 住生活関連商品の販売に関する業務における、お問合せまたはご要望事項への対応、当社で発行する広報誌やお客さまへのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付、各種サービスのご案内のため
- 介護保険請求事務のため
- 他の医療機関・介護機関との連携のため
- 介護事業における行政機関等、法令に基づく照会・確認のため
- 介護事業における賠償責任保険等に係る専門機関、保険会社への届出、相談のため
- 従業員採用業務における、採用選考のため
- 従業員雇用管理業務における、雇用管理のため
※保有個人データとは、「体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの」を指します。
（2）開示等の請求に応じる手続きについて
開示等のご請求時は、先ずは下記窓口までご連絡下さい。
ご本人または代理人に当社指定の「個人情報利用目的の通知・開示請求書」、「個人情報訂正等請求書」、「個人情報利用停止等請求書」、「委任状」（代理人を定めるとき）を郵送いたします。
ご本人または代理人から前②項の請求書に内容記載のうえ当方まで返信をお願いいたします。その際に本人確認の書類等を同封下さい。
開示等請求に伴い、当方より「個人情報 開示通知書」にて通知させていただきます。
法令等の定めにより、開示等のご請求に対して、開示等の処置にお応えできない場合もございますのでご了承下さい。
（3）本人確認について
- 本人確認についての書類
- 運転免許証
- パスポート
- 戸籍謄本
- 健康保険の被保険者証
- 国民年金手帳
- その他本人確認できる公的書類
- ご本人の場合
運転免許証やパスポートのような顔写真付の書類の場合は、どちらか一方のご提出をお願いいたします。
（それ以外の場合は、原則少なくとも2種類以上のご提出が必要です。） - 代理人の場合
本人または未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合は、①の書類に加え、以下の書類のご提示をお願いいたします。- 法定代理人本人であることを確認する書類
（運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上） - 法定代理権があることを確認する書類
（戸籍謄本、健康保険被保険者証、登記事項証明書のうち1点） - 本人が委任した代理人の場合の場合は、①の書類に加え、以下の書類のご提示をお願いいたします。
- 代理人本人であることを確認する書類
（運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上） - 当社所定の委任状
- 本人の印鑑証明書
注）本人確認についてご提出いただく書類に、本籍地の情報が記載されている場合は、その箇所を塗りつぶしてお送りください。
- 法定代理人本人であることを確認する書類
7.当社の個人情報の取扱いに関するご相談、開示等のご請求、苦情窓口について
当社の個人情報の取扱いに関するご相談、開示等のご請求、苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。
個人情報に関する相談窓口
（個人情報保護管理者代理 総務課）
FAX：045-504-3498
休日：土曜日・日曜日・祝祭日・年末年始
8.加盟する認定個人情報保護団体及び苦情の解決の申出先について
認定個人情報保護団体事務局
東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル12F
※いずれも当社の各種サービスに関するお問い合わせ先ではありません。
各種サービスに係る個人情報の取り扱いに関して、当社から説明を受けてもなお疑問等が残り、ご相談が必要な場合に直接お問い合わせください。
ナイスコミュニティー株式会社
代表取締役社長 松下 勝則